19.05.2016

Eventisimo organiza El País Retina, el Foro Iberoamericano de transformación digital

EL EVENTO TECNOLÓGICO DEL AÑO SE HA CELEBRADO LOS DÍAS 10 Y 11 DE MAYO EN EL PALACIO MUNICIPAL DE CONGRESOS DE MADRID

Eventisimo ha sido la agencia encargada de la organización y producción integral de El País RETINA, el foro iberoamericano sobre transformación digital que está llamado a convertirse en un referente mundial de digitalización, tecnología y empresas. Una cita donde asistieron las principales corporaciones, instituciones y start-ups tecnológicas españolas.

Un evento de grandes dimensiones, con más de 1.600 asistentes, que ocupó la totalidad del edificio del Campo de las Naciones.

El corazón del evento estaba en el auditorio principal, donde el equipo de diseño escenográfico de Eventisimo ideó un montaje que representaba una enorme rotativa de 14 metros de ancho por 12 de altura. El propio título del evento llevaba el nombre del periódico El País, por lo que esta escenografía hacía una alegoría hacía el pasado de la profesión periodística, mirando hacia el futuro en cuanto a los contenidos, que estaban realizados por el equipo de diseño 3D de la agencia. Las últimas tecnologías de la imagen y la animación por ordenador hicieron posible la espectacularidad de este escenario realizado con video mapping, que no dejó a nadie indiferente.

Sobre él pasaron verdaderos gurús de la transformación digital a nivel mundial, como Eythor Bender,  co-fundador y CEO de UNYQ y profesor en Singularity University; Matt Brittin, presidente de Google EMEA; Mark Little; vicepresidente de Twitter EMEA; André Kudelski; presidente y CEO del Grupo Kudelski ó Richard Stallman; presidente de la Fundación para el Software Libre. Además de más de 20 charlas y mesas redondas sobre el futuro de lo digital en áreas como la energía, las finanzas, la salud, la comunicación, la industria, la educación, infraestructuras, el emprendimiento, el turismo, la economía y también la cultura.

Los departamentos de diseño, fabricación y montaje de estructuras de Eventisimo crearon dos zonas expositivas, una de ellas dedicada a los patrocinadores globales. Aquí se mostraron elementos tecnológicos llamados a ocupar un lugar destacado en un futuro cercano como la robótica, drones, realidad virtual, video 360º o las nuevas tecnologías para el ocio. Otra gran exposición ocupaba la tercera planta, donde se pudieron probar los últimos avances digitales en la zona dedicada a start-ups tecnológicas procedentes de todo el ámbito iberoamericano.

Existió además una gran variedad de “salas unconference” temáticas, donde se podía asistir a encuentros parciales más reducidos, donde todos los asistentes podían tomar la palabra y realizar networking con el resto de público de la sala. Eventisimo se hizo cargo de la producción integral de todas estas “salas unconferences”.

La actividad del networking estuvo muy promovida desde la misma concepción del evento, creándose para ello diferentes momentos y espacios dedicados en exclusiva a las relaciones entre los asistentes y facilitándose la creación de citas mediante la APP oficial del evento.

Para conocer al detalle cómo se prepara un evento de tal envergadura hablamos con Félix Martín, diseñador y creativo de Eventisimo, y con Luis Macera, responsable del área de contenidos del evento.

“En el proyecto de Retina hemos empleado más de dos meses para la adaptación y desarrollo de toda la imagen gráfica del evento”. Félix Martín, diseñador y creativo en Eventisimo

  • ¿Cómo preparáis desde el departamento de diseño un evento de la envergadura de Retina con el trabajo de diseño y creatividad que lleva detrás?

En un trabajo de estas características para un cliente tan importante y con el que además trabajábamos por primera vez, es muy importante que todo esté perfectamente planificado desde el principio. Partiendo de las necesidades del cliente reflejadas en el briefing que el mismo nos facilita, analizamos todas las posibles vertientes que podría tener el evento: temáticas, ideas, posibles aplicaciones del diseño y de la imagen que nos facilitó el cliente. Ya sobre este análisis, y basándonos en una primera idea de diseño que nos mandó el cliente, desarrollamos una primera propuesta para el concurso. En esa propuesta se planteaba desde los antecedentes del evento, los objetivos, las líneas de diseño y cómo se iba a aplicar a lo largo de todos los elementos del evento.

En esta primera propuesta, incluso se llegó a hacer una pequeña maqueta del escenario principal. La presentación incluía también el detalle de todos los diseños, cómo se aplicaba a los distintos elementos, cómo se distribuía el espacio a través de los planos y también se hacían renders en los que se mostraba cómo iba a quedar el espacio con cada uno de dichos elementos.

Finalmente nuestra propuesta ganó el concurso. Pero como suele pasar en muchas ocasiones en este tipo de proyectos, las propuestas iniciales suelen sufrir modificaciones en función de las necesidades del espacio elegido para el evento o el presupuesto.

A partir de entonces, empezamos con la producción de todos los diseños vinculados con el evento, de los stands y de los pabellones de las distintas zonas del evento. Para ello, es fundamental el contacto directo con el cliente porque a lo largo del proceso de diseño las creatividades y aplicaciones gráficas sufren modificaciones para cubrir todas las necesidades que éste requiere.

  • ¿Cómo organizas tu trabajo para el proyecto y cuánto tiempo requiere preparar un evento de estas dimensiones?

Este es un proyecto que ha involucrado a muchísimas personas. El departamento de diseño ha tenido un peso importante en el desarrollo del proyecto pero han participado otros departamentos como el de accounts, producción, impresión, informática… en definitiva, detrás de este proyecto hay una labor de equipo importante.

La tarea del departamento de diseño en este evento era bastante significativa y por eso, era trascendental tenerlo todo muy claro desde el primer momento y establecer unas bases sobre las que luego ir aplicando los diferentes elementos. Por ejemplo, a la hora de hacer una trasera para muchos escenarios, se tomó como base un diseño y se fue adaptando a los diferentes tamaños y espacios de los que se disponía.

Con este proyecto de Retina fácilmente hemos podido emplear más de dos meses para el desarrollo de toda la imagen gráfica del evento y sus diferentes adaptaciones.

  • Para desarrollar toda la imagen gráfica del evento el cliente os brindó tipografía, logo, colores… pero, ¿cómo creaste a partir de estos elementos todas las aplicaciones gráficas que requiere el evento y cuáles son dichas aplicaciones?

Por ejemplo, para este evento se han realizado muchas traseras: para el mostrador de acreditación, para los puntos de “uncoference”… Con la creación de todos estos elementos los diseñadores hemos tenido que trabajar mano a mano con los arquitectos que se han encargado de desarrollar los planos ya que es muy importante, cuando hay tantas piezas gráficas y el espacio está delimitado, no salirse de las dimensiones establecidas y poder ajustar los diseños a los espacios que se tienen.

Además de traseras, también hemos diseñado invitaciones, paneles informativos, acreditaciones, mostradores, tótems, vinilos para el suelo… Pero también ha sido trabajo de Eventisimo el diseño de los stands que había en la zona de exposición de start-ups y de los pabellones de los tres patrocinadores del evento (Iberdrola, Santander y Telefónica) ubicados en la planta cero. La complicación de este trabajo residió en que hubo que ceñirse y ajustarse mucho a la identidad corporativa de cada una de las marcas. 

  • Cómo has indicado anteriormente, desde el departamento creativo también ha salido el diseño de los más de 15 stands presentes en la zona de exposición de start-ups del evento y los pabellones de cada uno de los patrocinadores del mismo. ¿Cómo se plantea este trabajo y de dónde partes para desarrollar la idea creativa y diseño de cada uno de estos stands y pabellones?

En la planta baja del espacio en el que se celebró el evento había un stand conjunto en el que había que unir a los tres principales patrocinadores del evento: Iberdrola, Santander y Telefónica. La idea era unir las zonas de los tres patrocinadores bajo la imagen gráfica del evento al mismo tiempo que se respetaba la identidad de marca de cada uno de ellos. De esta forma, el espacio de cada patrocinador seguía su propia imagen con un diseño distinto pero se le incluía ciertos elementos, como por ejemplo el logo de Retina, para darle uniformidad a los tres.

En la exposición de Start-ups también había una serie de stands cuyo diseño también partió de nuestro departamento creativo. En este caso, lo que hicimos fue crear una serie de módulos constructivos de los stands para luego ir adaptando esos módulos a la imagen gráfica de cada una de las empresas presentes en la zona expositiva. Había diseños más simples y limpios como puede ser el realizado para HP y otros como el de Siemens que tenía detrás mucho trabajo de diseño.

“La clave está en reuniones constantes con el equipo creativo que dé forma a las peticiones que me traslada el cliente”. Luis Macera, responsable de contenidos de Eventisimo

  • Luis, cuéntanos algo sobre la organización general de RETINA.

Ha sido un evento muy completo, y complicado, ya que a nivel de producción tenía muchos espacios diferentes, y el Palacio de Congresos de Madrid es uno de los espacios más grandes en España; tiene tres plantas más la planta baja, y en todas teníamos producción tanto de stands, como salas de conferencias, salas de prensa donde hacíamos la producción audiovisual y decoración de cada uno de los espacios.

Yo he trabajado en el auditorio, que era el corazón del evento, que comprendía las sesiones principales. En el auditorio se dieron cita gurús muy reputados en el mundo de la transformación digital como Matt Brittin, el presidente de Google EMEA, Richard Stallman, André Kudelski, Davide Alemani (responsable comunicación Ferrari)… gente muy puntera, y casi 25 mesas redondas sobre muy diferentes temas de tecnología.

  • La creatividad en un evento de este calibre ¿ha de venir dada 100% por el cliente o hay un margen para aportar la propia?

Eventisimo muchas veces parte de un folio en blanco para organizar un proyecto. No ha sido este el caso, puesto que el logo, la imagen gráfica, colorimetría e iconos, nos fue dado por El País. Todo el branding se nos pasa a nosotros pero no para aplicar tal cual: es todo un arte hacerte cargo de todo un concepto de diseño gráfico para aplicarlo en mostradores, traseras, vídeos, escenografías, etc. Por ejemplo el ‘rojo Retina’ estaba perfectamente tipificado en el logo, pero luego tú te enfrentas a una lona de 14 metros de alto para una fachada… por ejemplo. Por eso es todo un arte aplicar la creatividad a una imagen que no has realizado tú, no desvirtuarla con tus aplicaciones, sino que con tus aplicaciones quede genial. Y eso hemos hecho. Teníamos un fondo enorme para un video mapping, que es lo que he estado coordinando yo, hasta aplicaciones en lonas gigantes, pantallas LED…

  • ¿Cómo realizas el seguimiento de un evento a tal escala?

Siempre tenemos que realizar trabajos simultáneos. Yo pertenezco al Departamento de Comunicación en Eventisimo, y llevo la comunicación externa de la empresa. La clave está en reuniones constantes con el equipo creativo que da forma a las peticiones que a mí me traslada el cliente. Así, con ese mapping espectacular que hemos hecho para Retina, el cliente ha hablado conmigo, pero detrás  hay un increíble equipo de personas en el departamento de 3D. El cliente te pide una serie de cosas y tú has de pasarlo por el filtro de los creativos: ¿Es esto factible de hacer a tiempo? Y esto otro ¿es posible? Por eso hay que estar mano a mano con los creativos que operan en todo este proceso.

La parte principal en la que yo he trabajado es en los contenidos de ese escenario, que era una rotativa gigante, donde hemos realizado un video mapping que conformaba la escenografía oficial de Retina y una proyección de gran nivel, que el cliente ha utlizado muchísimo, con distintos fondos virtuales, para ese escenario que no se apagaba en ningún momento. Esto se hizo mediante una técnica de blending a tres proyectores, con un equipo específico para ello.  Todo ello continuamente alimentado por fondos en movimiento y vídeos haciendo una alegoría estética de rotativa recordando el origen de El País y sus 40 años. Para realizar todo el contenido de vídeo de esta escenografía hemos utilizado la última tecnología de imagen y 3D. 

  • ¿Qué crees que significa para Eventisimo formar parte de un escaparate tecnológico así? 

Para Eventisimo ha sido muy relevante. Cuando organizamos un evento para alguien, nos gusta hablarnos como partners, y por tanto nos hemos unido a EL País para comunicar y darle forma al evento tecnológico del año, sin duda. Eventisimo tiene una posición relevante en la industria de los eventos en España, así que creemos que hemos tenido la suerte de haber estado justo donde debíamos estar, y a la altura que nos correspondía. Y el cliente nos ha felicitado por ello.

El País RETINA ha nacido para convertirse en el evento tecnológico de referencia en español y ya ha anunciado que volverá a repetirse en 2017 en un formato parecido.

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